Welche Konsequenzen hat es, wenn das Formular nicht eingereicht wird?

Automatische Quellensteuer

Wird das W-8BEN-E Formular nicht eingereicht, sind US-Unternehmen gesetzlich verpflichtet, auf bestimmte Zahlungen die volle Quellensteuer in Höhe von 30 % einzubehalten. Dies erfolgt unabhängig davon, ob nach DBA eigentlich eine Steuerreduktion möglich wäre. Die GmbH erhält dann nur den Nettobetrag nach Steuerabzug.

Erschwerte Rückforderung

Die Rückforderung der zu viel gezahlten Quellensteuer ist möglich, aber oft aufwendig und langwierig. Sie erfordert die Beantragung einer US-Steuernummer (ITIN oder EIN) und die Abgabe spezieller Anträge beim IRS, etwa des Formulars 1042-S oder 1120-F. Für viele Unternehmen lohnt sich dieser Aufwand nicht.

Geschäftliche Nachteile

Darüber hinaus kann es ohne das W-8BEN-E zu Verzögerungen bei der Auszahlung kommen. Manche US-Unternehmen oder Plattformen verweigern ohne gültiges Formular die Zusammenarbeit vollständig. Daher ist es im Interesse der GmbH, das Formular korrekt und rechtzeitig einzureichen.