Was passiert, wenn das Formular fehlerhaft ausgefüllt wird?

Ablehnung durch den US-Zahler

Ein fehlerhaft ausgefülltes W-8BEN-E Formular wird von US-Unternehmen häufig abgelehnt. Dies kann dazu führen, dass Zahlungen zurückgehalten oder gar nicht erst ausgeführt werden. Häufige Fehler sind falsche Angaben zur Rechtsform, unvollständige Steuerinformationen oder fehlende Unterschriften.

Einbehalt der vollen Quellensteuer

Wenn das Formular zwar akzeptiert, aber fehlerhaft ist, kann der US-Zahler dennoch entscheiden, vorsichtshalber die volle Quellensteuer in Höhe von 30 % einzubehalten. Dies geschieht oft dann, wenn Zweifel an der Gültigkeit der Angaben bestehen oder wenn bestimmte Felder unvollständig ausgefüllt sind.

Notwendigkeit der Korrektur

Wird ein Fehler festgestellt, sollte das Formular umgehend korrigiert und erneut eingereicht werden. In manchen Fällen kann es auch erforderlich sein, dem US-Zahler zusätzlich eine schriftliche Erklärung oder ergänzende Dokumente zur Verfügung zu stellen. Um solche Situationen zu vermeiden, empfiehlt sich eine sorgfältige Vorbereitung und idealerweise die Unterstützung durch einen Steuerberater.