Wann wird das W-8BEN-E Formular benötigt?

Zahlungen aus den USA

Das Formular wird immer dann benötigt, wenn eine deutsche GmbH Einkünfte aus US-Quellen erhält, auf die theoretisch eine US-Quellensteuer anfallen könnte. Typische Beispiele sind Lizenzgebühren, Honorare für Dienstleistungen, Affiliate-Einnahmen, Werbeeinnahmen oder Dividenden. Auch Zinsen oder Mieteinnahmen aus US-Quellen sind betroffen.

Verpflichtung durch den US-Zahler

In der Praxis verlangen US-Unternehmen das W-8BEN-E oft schon vor der ersten Zahlung. Sie sind gesetzlich verpflichtet, die steuerliche Situation jedes ausländischen Geschäftspartners zu dokumentieren. Ohne gültiges Formular wird häufig keine Zahlung vorgenommen oder es wird die maximale Quellensteuer einbehalten.

Typische Branchen und Situationen

Das Formular betrifft nicht nur große Unternehmen, sondern auch viele kleinere GmbHs, die digitale Dienstleistungen, Beratungen oder Software an US-Kunden verkaufen. Ebenso betrifft es Firmen, die über Plattformen wie Amazon, Google oder Meta Einnahmen erzielen. Sobald eine Geschäftsbeziehung mit einem US-Unternehmen besteht, wird das W-8BEN-E in der Regel gefordert.