Muss das Formular bei der US-Steuerbehörde eingereicht werden?

Einreichung beim Geschäftspartner, nicht beim IRS

Das W-8BEN-E wird nicht direkt an die US-Steuerbehörde IRS gesendet. Stattdessen wird es ausschließlich dem US-Geschäftspartner, der die Zahlungen leistet, übergeben. Der Geschäftspartner ist verpflichtet, das Formular zu archivieren und bei Bedarf dem IRS im Rahmen von Prüfungen vorzulegen.

Aufbewahrungspflicht des US-Zahlers

Der US-Zahler ist gesetzlich verpflichtet, das Formular über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Er nutzt es als Nachweis dafür, dass er berechtigt ist, reduzierte oder gar keine Quellensteuer einzubehalten. Eine direkte Kommunikation mit dem IRS findet in diesem Zusammenhang für die GmbH nicht statt.

Ausnahmefälle und IRS-Prüfungen

Nur in Ausnahmefällen, beispielsweise bei Streitigkeiten oder Prüfungen, wird das IRS das Formular direkt einsehen. Für die GmbH bedeutet dies, dass sie sich in erster Linie an ihren US-Geschäftspartner wenden muss, wenn es um Fragen oder die Abgabe des W-8BEN-E geht. Eine direkte Einreichung beim IRS ist nicht vorgesehen.